Term Agile memang sedang booming di market, apalagi di dunia Teknologi Informasi semua berlomba-lomba untuk shifting ke arahnya.
Bisa kita lihat data dari Google Trend untuk kata Agile dalam 3 (tiga) tahun ini.
Dengan dibumbui oleh diksi lain yang tak kalah viral, yaitu Digital Transformation, Agile menjadi garam di dalamnya, seakan menjadi satu kesatuan yang tak terpisahkan.
Selain industri startup teknologi, industri-industri lain berlomba-lomba menerapkannya, mulai dari banking & finance, telco, transportation, bahkan industri energi. Mereka semua berusaha sekuat tenaga untuk menjadikan Agile menjadi salah satu ruh dan spirit perusahaan.
Dengan dimulai dari Divisi atau Department IT, kini Agile seolah harus menjalar ke tempat lain.
Silo, ya itulah buzzword yang sering didengungkan oleh Divisi IT ketika meminta ke jajaran C-Level agar Agile Transformation bisa berjalan mulus.
Dan untuk artikel kali ini, kami akan membahas Agile di Divisi/Departemen Pengadaan atau Procurement. Dan istilah yang mulai sering terdengar di telinga kita adalah Agile Procurement
Agile Procurement adalah bagaimana menginstal mindset, value dan prinsip Agile di dalam proses pengadaan suatu perusahaan. Dan jika melihat inti tujuan dari Agile Procurment ini adalah pemangkasan atau efisiensi waktu dalam pengadaan sebuat proyek Agile. Karena musuh utama korporasi di era digital seperti saat ini adalah WAKTU.
Berikut 3 (tiga) poin yang harus anda siapkan jika ingin memulai Agile Procurement di perusahaan anda.
1. Bekali tim Pengadaan dengan Mindset Agile
Once your mindset changes, everything on the outside will change along with it. Steve Maraboli
Triangle of Project
Sebuah gambar yang sangat familiar tentunya, terutama untuk teman-teman tim procurement. Namun yang perlu diketahui oleh mereka bahwa segitiga ini sudah tidak relevan lagi bagi Software Development.
Maka dari itu sudah menjadi ikhwal yang urgen bagi mereka untuk mengetahui hal ini (ketidakrelevanan project management triangle di dunia software)
Software is about quality
Dalam perjalanannya, Jika memang segitiga diatas dipaksakan terlaksana, apa yang sering kali dikorbankan? KUALITAS!
Padahal sudah menjadi pembicaraan khalayak umum, bahwa kejadian-kejadian seperti meledaknya Galaxy Note 7, jatuhnya Boeing 737 Max, Therac 25 adalah disebabkan kualitas software yang dikesampingkan. Kenapa? Karena mengejar 3 (tiga) sudut segitiga diatas, alias on scope, on budget (cost) dan on time.
Complex problem
Dan alasan terakhir yang paling penting adalah mereka harus paham bahwa software development adalah sebuah permasalahan yang kompleks.
Merujuk pada apa yang disampaikan oleh Dave Snowden terkait Cynefin Framework. Maka software tidak bisa langsung dikatakan benar-benar selesai sebelum fase Probe dan Sense. Atau bahasa sederhananya adalah, tidak ada best practice atau bahkan good practice dalam dunia Software Development secara perspektif luas. So, segitiga diatas semakin tidak relevan lagi.
Lalu bagaimana cara yang actionable agar untuk pembekalan tim pengadaan agar bisa punya mindset Agile?
Train Them!
One question to trigger someone motivation, make sure they can answer: why we do what we do ? Simon Sinek
2. Product Owner, Product Canvas & Product Backlog
Product Owner
Terkadang karena memang project yang besar dan stakeholdernya banyak, seringkali kami lihat fakta di lapangan banyak yang kebingungan menentukan siapa sih Product Owner nya proyek atau produk ini? Maka dari itu, sebelum melangkah lebih jauh, pastikan project anda mempunyai seorang Product Owner yang betul-betul bisa menjadi Product Owner.
Product Canvas
Sudah barang umum jikalau kita ingin membuat sesuatu yang bagus kita rencanakan dari awal, dan jika kita ingin membuat product secara Agile, alangkah sempurnanya jika rencana kita juga bisa dibaca dengan ringkas oleh semua stakeholder, dan salah satu tools yang bisa membantu anda untuk mempersiapkan dan yang mudah dilihat adalah dengan Product Canvas.
Unduh disini
Product Backlog
Dan pasti, ketika berbicara produk, pastilah kita butuh sebuah wishlist, atau jika kita memakai term nya scrum, kita butuh Product Backlog. Untuk tahap awal tentunya tidak perlu terlalu banyak, luas, dan detail, karena nanti PASTI berubah.
Kemudian setelah terbuat, sorting atau urutkan mana-mana saja yang harus dikerjakan terlebih dahulu (most valuable) dan mana yang less. Hal ini biasa menjadi pekerjaan Product Owner yang memang bertanggung jawab penuh atas Product Backlog.
3. Agile Contract
Yup, tools terakhir yang anda harus siapkan adalah Agile Contract. Tujuan dokumen ini bukan seperti kontrak pada umumnya, namun terlebih sebagai sebuah dokumen kolaborasi (ingat Agile Manifesto poin 3). Maka dari itu kata-kata seperti penalti, denda dan semacanya idealnya diganti dengan kata-kata positif.
Untuk contoh Agile Contract yang sederhana bisa dibaca di artikel kami bulan lalu. Contoh Agile Contract Sederhana (Bahasa Indonesia). Dan untuk bagaimana step by step atau best practice dari Agile Procurment ini (walaupun kami kurang setuju menggunakan “best practice” ini, karena tiap perusahaan punya own way to reach agility), akan kami jelaskan di artikel berikutnya.
Stay Tune!